АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСС ПРОЦЕССОВ: РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ

АВТОРИЗАЦИЯ
Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?

Автоматизация бизнес-процессов

ЗАЧЕМ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ

Автоматизация бизнес-процессов на предприятии - это внедрение программно-аппаратного комплекса, который совместно с новыми правилами выполнения типовых процедур (составления и выписки документов, контроль исполнения документов, учетные и складские операции и многое др.) обеспечивает качественное повышение уровня работы предприятия.

Если сказать проще, то автоматизация бизнес-процессов - это все то, что помогает

  • избавиться от ручного выполнения рутинных, однообразных операций,
  • повысить скорость обработки и передачи информации
  • сформировать единое информационное пространство для отдельных подразделений или всего предприятия в целом.

Следствием автоматизации будет качественное, системное изменение ведения бизнеса в силу:

  • автоматического получения запрограммированных документов, отчетов, сводов.
  • Повышения качества работы с базами данных - точность, полнота, скорость, непротиворечивость.
  • приведения подразделений или всего предприятия в единый комплекс, связанный ежедневным стандартизированным документооборотом и информационно-нормативной базой.

ЧТО НУЖНО ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ:

Естественно, что получение положительного эффекта требует не только материальных, но и организационных затрат. То есть автоматизация бизнеса - это не только программно-аппаратная перестройка, но и организационная реформа предприятия. Как правило, это связано со стратегическими целями предприятия.

В общем случае автоматизация потребует от руководства назначения со своей стороны ответственного лица для следующих действий:

  • участия в работе проектно-аналитической службы по проведению анализа и постановке задачи
  • участие в составлении проекта и бюджета
  • участие в разработке мер по внедрению и обеспечение необходимых действий на стороне предприятия
  • участие в составлении новых должностных инструкций для персонала и их внедрение
  • организация мер по переносу баз данных на новую платформу
  • Разрешение противоречий по ходу внедрения
  • Возможно, потребуется принятие решения об обучении персонала

В каждом случае также возникает множество нестандартных действий, необходимых для успешного внедрения. Собственно, резюме данного раздела: автоматизация нужна тогда, когда либо уже сложились предпосылки для перехода, либо автоматизация обязательна и неизбежна в силу внешних, либо внутренних причин.

КАК ОЦЕНИТЬ ОБЪЕМ РАБОТЫ

Для примерной оценки объема работ приведем список стандартных этапов:

Знакомство с предприятием и постановка задачи
  • Анализ структуры и деятельности предприятия.
  • Определение объема требуемой автоматизации.
  • Анализ технологии ведения учета и документооборота, строения информационной системы предприятия
  • Формулирование ТЗ
Выезд к заказчику, 1-3 дня в зависимости от размера предприятия
Составление предварительного проекта и его сметы
  • Предварительный проект системы
  • Временная оценка (количество часов работы программиста)
  • ТЗ на техническое и программное оснащение проекта
  • Смета проекта
  • Возможный срок исполнения
5 рабочих дней
Разрешение организационных вопросов, подписание договора
  • Обсуждение и утверждение точной формулировки Технического Задания
  • Обсуждение и утверждение бюджета проекта и способ расчета
  • Обсуждение и утверждения плана мероприятий по внедрению проекта
  • Обсуждение и утверждение технической стороны проекта: поставка и настройка оборудования
  • Обсуждение и утверждение порядка и сроков реализации проекта
  • Подписание итогового договора
От 1 дня до месяца работы, срок зависит от размера предприятия и глубины автоматизации бизнес-процессов
Исполнение проекта
  • Написание программной части решения
  • Поставка и монтаж оборудования
  • Перенос базы данных
  • Запуск новых процедур работы
  • Поэтапная сдача проекта
От 3 дней до годовых программ, зависит от размера предприятия и глубины автоматизации бизнес-процессов
Сдача проекта
  • Подведение итогов работы
  • Обсуждение условий поддержки и сопровождения
  • Обучение и консультации персонала по работе с системой
  • Окончание расчетов
 

Видно, что общий срок исполнения проекта предсказать достаточно трудно, практически невозможно. Возможно только сделать прогноз по аналогии - по более-менее стандартному плану автоматизации для предприятия сопоставимого размера. Поэтому любые предварительные требования и условия по срокам и стоимости проекта - невозможно гарантировать.

АВТОМАТИЗАЦИЯ - НОВЫЙ УРОВЕНЬ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА

Автоматизация бизнес-процессов это довольно-таки широкое понятие. Существует несколько уровней автоматизации:

  • Автоматизация обеспечивающих процедур - перевод типовых операций на автоматическое исполнение. Например, автоматическое формирование складских и учетных документов, автоматические поправки и обновления в базе, автоматическое формирование ведомостей и отчетов.
  • Автоматизация функций - переход на автоматическое формирование решений, для которых возможно сформулировать типовое правило. Например, автоматизация формирования складских заявок, схем заполнения склада, логистических схем доставки, и подобные.
  • Автоматизация бизнеса - переход на электронный документооборот и систему аналитических показателей бизнеса. Все документы существуют в едином информационном пространстве с назначением исполнителей, сроков и контрольных процедур. Все этапы работ по проектам и продуктам соединяются в последовательные технологические цепочки, которые возможно проследить в любой момент времени и получить полную информацию по уже проделанной и запланированной работе, получить аналитические показатели по эффективности работы и прибыльности производимых операций.

Как видно из описания, автоматизация является конечным итогом огромной работы по созданию и упорядочению связей в работе предприятия и реформированию устоявшейся практики.

Программные средства дают вновь созданной структуре жестко заданную форму, что помогает закрепить реформу, а встроенные инструменты и автоматические процедуры увеличивают производительность труда, скорость документооборота и помогают выйти на принципиально иной уровень управления.

Именно поэтому мы утверждаем, что автоматизация является ключом к стратегическом развитию.